Организация IT-мероприятий в регионах: как это делается

Как вы (постоянные читатели) уже знаете, 27 августа 2010 года я выступлю соорганизатором региональной IT-конференции «РИФ Обнинск». Решил немного рассказать про особенности проведения подобного мероприятия. Про то, с чем уже пришлось столкнуться.

Сотрудничая в той или иной последние полтора года с РОЦИТом, я решил провести эту конференцию в рамках Интернет-МАРАФОНА. Обратился с запросом к Сергею Гребенникову. Мол, так вот и так, возможно ли проведение регионального этапа Интернет-МАРАФОНА в моём домашнем городе Обнинске.

Сергей навёл справки, выяснив что в Обнинск — активный город, в котором несколько сотен человек на отраслевой ивент можно собрать без проблем. После этого дал утвердительный ответ.

После того, как получено согласие от Сергея, работа ведётся в основном с Инессой Громовой. Это довольно незаметный для рядовых участников IT-мероприятий персонаж. Она не даёт интервью, не выступает с микрофоном и вообще предпочитает в лишний раз не светиться. Поэтому не так известна, как «Серёжи», на которых лежит ряд представительских функций. Однако её вклад в успех общего дела сложно переоценить.

Ну так вот. Первое что нужно от регионального партнёра — найти подходящую для проведения масштабной конференции площадку.

Сергей обозначил последнюю неделю августа как время, когда проведение подобного ивента в Обнинске возможно. Все остальные даты в основном уже были расписаны.

Лишь в крайнем случае можно искать площадку на коммерческой основе. Желательно получить бесплатную муниципальную площадку от города.

Получив такое задание, я сразу отправился в городскую администрацию. Решил попробовать напроситься на приём к мэру. Это сделать не получилось. Так как есть жёсткий регламент и просто так (сходу) заглянуть на огонёк к главе администрации нельзя.

Решил посоветоваться с главой пресс-службы, к которому (в отличие от мэра) прямой доступ есть. Рассказал про миссию РОЦИТа, про Интернет-МАРАФОН, про отраслевые IT-мероприятия. Показал соответствующие сайты.

И тут весьма неожиданный момент. Глава пресс-службы увидел на сайте Интернет-МАРАФОНА портрет Миронова. Сразу взгляд на меня, как на врага народа.

Дело в том, что обнинскую администрацию и местную думу крепко держат «медведи», а Миронов — лидер оппозиционной партии «Справедливая Россия».

А дело происходило ещё до 14 марта, в преддверии региональных выборов.

Труда стоило доказать, что это всего-лишь отраслевое мероприятие, что мы в целом аполитичны, и что «РИФ Обнинск» — не ширма для PR-кампании «Справедливой России».

Как говорится, кто о чём.

В тот день я получил формальное одобрение. Плюс мне сказали где можно взять герб города в кривых.

После чего я проконсультировался со знающими людьми и мне посоветовали отнести заявление на имя мэра в общий отдел. Это самый быстрый способ. Отдел собирает подобную почту и крайне оперативно передаёт её главе администрации.

В дальнейшем я так и сделал. Подготовил заявление-запрос, приложил к нему новенький глянцевый каталог Интернет-МАРАФОНА и отнёс всё это в общий отдел.

Мой запрос зарегистрировали и дали бумажку с номером телефона, по которому надо позвонить, чтобы узнать состояние дел.

Позвонил на следующий день после обеда. Узнал имя и контактный телефон специалиста, с которым мне надо сотрудничать. Им оказалась женщина, начальник отдела инновационного развития.

Позвонил ей. Сказала, что будет разбираться. Перезвонить нужно через несколько дней.

Я так и сделал. За это время отдел подготовил письмо на имя главы администрации с просьбой выделить площадку «Дворец Культуры» на некоммерческой основе. К просьбе прилагалось обоснование — проведение в городе IT-мероприятия такого уровня способствует укреплению имиджа Обнинска как высокотехнологичного наукограда.  Письмо было передано и был получен утвердительный ответ.

На следующий день я забрал из администрации ксерокопию распоряжения о предоставлении площадки. И тут же отправился в сам «Дворец Культуры» на переговоры с директором (к которому удалось попасть без предварительной записи).

Он, естественно, ни сном, ни духом. Так как администрация решение приняла, а площадку об этом уведомить не посчитала нужным. Поэтому с самого начала пересказал директору «Дворца Культуры» то, о чём в своё время рассказывал главе пресс-службы.

Моё положение осложнялось тем, что в распоряжении мэра не была указана дата. Хотя в изначальном письме я просил именно 27 августа. А «Дворец Культуры» — это, пожалуй, самая престижная площадка города. Там постоянно проводят концерты ведущие российские и некоторые зарубежные звёзды. Поэтому график расписан надолго вперёд. Однако мне повезло. 27 августа не было занято и эта дата была за IT-ивентом закреплена.

Площадка — почти единственное, что требуется организовать сильно заранее. Вся остальная работа начинается примерно за месяц до события.

Однако я ищу информационных партнёров уже сейчас. О готовности поддержать ивент заявили такие известные брэнды рынка веб-разработки как «CMS Magazine» и «Tagline». Пошла навстречу редакция популярной местной газеты «Мой Город», в которой я четыре года назад работал. Мне выделили место под авторскую колонку, в которой я мог бы рассказывать о новостях рунета. Буквально на днях меня решила поддержать местная социальная сеть «В Обнинске».

Рассчитываю на то, что в ближайшие недели удастся подтянуть всех остальных. Включая самые тиражные газеты и обнинское телевидение.

Идея проста. Подобное мероприятие — очень интересный информационный повод. В условиях постоянного дефицита интересных региональных тем для освещения, это должно стать для СМИ глотком свежего воздуха.

Что будет дальше — покажет время.